Bienvenue dans le podcast « La Suite Hcorpo » !
Le nouveau rendez-vous incontournable pour les professionnels du secteur, reprend du service ! Après un été bien mérité, nous revenons avec encore plus de discussions enrichissantes et de réflexions sur les enjeux majeurs de notre industrie.
Dans notre précédent épisode, nous avons abordé un sujet clé : « L’IA au service de l’expérience voyageur ! » et avec Fatiah Belhout, Global Account Management Director chez Hcorpo, et Virginie Rouault, Head of Global Sales chez citizenM hotels. Si vous l’avez manqué, vous pouvez le rattraper juste ici !
Pour ce nouvel épisode, nous vous proposons un sujet aussi important que stratégique dans le secteur : la « dématérialisation des factures : (r)évolution dans l’hôtellerie d’affaires ». Rejoignez-nous pour une analyse approfondie et des décryptages exclusifs en compagnie de Salomé Mogier, Chief Commercial Officer chez Hcorpo, et Stéphane Marcel, Chief Technical Officer chez Gekko Group. Ensemble, ils partagent leur expertise et leurs perspectives sur cette transformation majeure.
La Suite Hcorpo, votre podcast dédié au Business Travel, continue à vous offrir des contenus pertinents et inspirants !
Au programme de cet échange
- Les enjeux de la dématérialisation des factures
- Impacts techniques et opérationnels sur l’hôtellerie d’affaires
- Avantages et défis de la dématérialisation
1. Les enjeux de la dématérialisation des factures
Thibault Barat
Aujourd’hui, je suis en compagnie de Salomé Mogier, CCO (Chief Commercial Officer) pour Hcorpo et Stéphane Marcel, CTO (Chief Technical Officer) chez Gekko Group, maison mère d’Hcorpo. Bonjour à vous deux. Alors Salomé, peux-tu nous présenter un petit peu le sujet du jour, les impacts de la dématérialisation des factures sur l’hôtellerie d’affaires ?
Salomé Mogier
Tu sais que les sujets de la dématérialisation des factures sont de plus en plus présents, on en parle régulièrement et c’est une réforme qui est assez profonde et qui va imposer, dès 2026, de nouvelles obligations à tous les acteurs français. Et, bien évidemment les acteurs du voyage d’affaires ne sont pas épargnés, au contraire. Le but profond de cette démarche a pour objectif de lutter à la base contre la fraude fiscale, sauf qu’effectivement la dématérialisation des factures va avoir des impacts significatifs sur le voyage d’affaires, en particulier sur l’hôtellerie. Hcorpo est là pour vous donner de la visibilité sur ce sujet, accompagner, bien évidemment, ses clients (TMC et entreprises); mais aussi tous les partenaires (les hôtels et autres) qui peuvent être concernés par cette transition.
Thibault Barat
Merci Salomé. Comme je le disais, nous avons la chance d’être accompagnés par Stéphane Marcel, directeur technique de Gekko Group. Stéphane, quels sont les impacts sur l’hôtellerie d’affaires ?
Stéphane Marcel
Pour revenir rapidement sur la situation actuelle, il existe une grande hétérogénéité dans la gestion des factures, en fonction des fournisseurs et des clients. Il y a de grandes disparités. Certains sont encore au traitement papier – les causes sont multiples : résistance au changement, manque de maîtrise technique, coût de la mise en place -, quand d’autres sont déjà plus matures et ont déjà amorcé une démarche de mise en place de flux de dématérialisation dans leur process interne.
Chez Hcorpo, nous accompagnons de longue date nos clients, grâce à un paiement et une facture centralisés, on constate que certains clients – plutôt les grandes entreprises en général – ont déjà mis en place la dématérialisation depuis plusieurs années. D’autres commencent tout juste à nous interroger sur notre capacité à leur envoyer des flux. Et quand chaque acteur dispose de son propre système, cela implique qu’ils devront d’assurer une interopérabilité de leurs outils pour assurer la relation financière. À noter qu’aujourd’hui, ce flux de données reste circonscrit entre le client et son fournisseur et ne sort absolument pas en direction de l’administration fiscale.
Ce qui va changer la réforme pour les acteurs du voyage d’affaires, c’est plusieurs choses, et ça va dépendre à nouveau de la maturité des clients et des choix qu’ils ont faits, notamment par rapport à leur mode de paiement. Pour les clients en paiement à l’hôtel, comme c’est le cas traditionnellement, le challenge est important puisqu’il est lié à la récupération des factures des hôtels et à la capacité de ces derniers à se rendre conforme. Pour les clients en paiement et facturation centralisée, comme avec Hcorpo, cela va finalement être une continuité de l’automatisation de toute la chaîne de valeur et nous allons voir qu’une partie des difficultés est effacée, de par les services que propose Hcorpo. Toujours est-il que l’ensemble des fournisseurs ont pour obligation de soumettre l’ensemble de leurs factures, avec plus ou moins de complexité selon s’ils sont sur le marché domestique ou pas. On va parler de Invoicing pour les acteurs français et de E-reporting pour les autres tels que nos clients globaux qui ont des entités de facturation à l’étranger.
Thibault Barat
Si j’ai bien compris, tout réside dans le fait de récupérer la facturation de l’hôtel au moment du départ ? Ce que vous faites en centralisé et ce que les voyageurs d’affaires doivent récupérer s’ils ne l’ont pas en centralisé, c’est-à-dire au comptoir.
Stéphane Marcel
Exactement, ça va faciliter tout le travail qui est postérieur à cette récupération.
2. Impacts techniques et opérationnels sur l’hôtellerie d’affaires
Thibault Barat
Il y a certainement aussi une question de configuration de la facture de l’hôtel, pour pouvoir être récupérée.
Est-ce que, sur ce point, tous les hôtels sont bien au niveau des enjeux de la dématérialisation ?
Stéphane Marcel
Aujourd’hui, je pense qu’il y a encore du travail à faire de leur côté pour pouvoir mettre ces éléments à disposition. Les hôtels ne sont pas tous au niveau. Donc, in fine, tout le monde devra déclarer les transactions en temps réel ou presque, grâce à des systèmes informatiques interconnectés avec l’administration fiscale. Ca va permettre une surveillance accrue et une détection rapide des irrégularités, une meilleure traçabilité des transactions et ça réduira la fraude à la TVA.
C’est ça, aussi, le but de la mise en place pour le gouvernement. Cela va s’accompagner par la mise en place de nouveaux outils numériques pour aider les entreprises à se conformer aux nouvelles obligations de facturation et de déclaration, à travers des plateformes certifiées – les PPF (portail public de facturation) – ou via des entités privées – les PDP (plateformes de dématérialisation partenaires) – qui vont passer des certifications pour se rendre conformes.
Thibault Barat
On rappelle que toutes les entreprises sont soumises à cette réglementation, quelle que soit leur taille ou leur chiffre d’affaires.
Stéphane Marcel
Exactement. Il y a des spécificités en fonction de la taille et du nombre d’employés, mais elles vont plutôt sur la mise en place et le délai de mise en place. In fine, tout le monde doit se mettre en conformité par rapport à cette réglementation, avec une priorité pour les grands comptes et CAC 40.
3. Avantages et défis de la dématérialisation
Thibault Barat
Quels sont les principaux avantages de cette dématérialisation des factures pour les acteurs spécialisés en hôtellerie d’affaires ?
Stéphane Marcel
Pour les clients qui ont choisi Hcorpo, permettant la mise en place du paiement et la facturation centralisés, on peut considérer qu’ils ont déjà fait une bonne partie du chemin et de la démarche de digitalisation. Le cadre légal de la dématérialisation des factures va permettre de finaliser le processus de bout en bout, et de bénéficier de nombreux avantages. Chez Hcorpo, on en voit cinq principaux :
01. La fiabilisation. L’automatisation des factures est possible depuis déjà bien longtemps avec Hcorpo, grâce à la centralisation du paiement et de la facturation. Le premier bénéfice sera une fiabilisation considérable des factures électroniques actuelles, souvent de type PDF, qui vont désormais passer dans un processus plus complet et surtout officiel de réception, vérification, validation et archivage.
02. La traçabilité et la granularité renforcée. La qualité des informations et des données saisies dans les factures est déjà très complète avec un système comme Hcorpo, puisque nous traitons les data de niveau 3 – données qui permettent un reporting précis -. On est capables de savoir pourquoi il y a eu un déplacement par rapport à la politique voyages de l’entreprise, et connaître tout un tas d’informations qu’on n’a pas lorsqu’on fait un paiement par carte sur place et qu’on réalise une note de frais par la suite.
03. L’impact environnemental. Chez Hcorpo, on n’a plus de factures papier depuis bien longtemps. En revanche, en adoptant la dématérialisation, les entreprises contribuent à la réduction de leur empreinte carbone. Ce qui peut également améliorer l’image de marque en termes de responsabilité environnementale.
04. La sécurité. Une priorité absolue pour Hcorpo. La dématérialisation permet de renforcer les systèmes : quand vous gérez des factures avec du papier, il y a des risques indiscrets, des éléments mal classés, des risques de perte, etc. La réforme va donc contribuer à maintenir des niveaux de sécurité élevés, protégeant les données dites sensibles contre les pertes et les accès non autorisés.
05. L’intégration optimale, ça fait partie de l’ADN d’Hcorpo d’offrir un maximum de souplesse fonctionnelle et d’aller le plus loin possible dans l’intégration DSI de nos clients. La facturation électronique peut être intégrée facilement avec d’autres systèmes de gestion hôtelière tels que les systèmes de réservation, les outils de comptabilité, et cette intégration a permis une meilleure harmonisation des process internes et une gestion plus cohérente des opérations.
Thibault Barat
Merci beaucoup Stéphane, c’est très complet. Salomé, ça présente des enjeux, voire des sujets, très particuliers pour les hôtels qui vont devoir se conformer à cette nouvelle loi et qui vont devoir justement mettre leur système à jour, tu peux nous en parler ?
Salomé Mogier
Comme dans toute évolution technologique, il y a aussi beaucoup de défis, non seulement pour les hôtels, mais aussi pour nos clients.
Le premier, qui est majeur, c’est l’investissement. La mise en place d’un système de facturation électronique peut, effectivement, nécessiter un investissement important, que ce soit en termes de logiciel, de matériel, de formation du personnel ou de temps, ce qui peut être très coûteux. Si on regarde dans notre industrie, pour les acteurs de taille moyenne tels que certaines TMC ou les hôtels, ces coûts peuvent représenter une charge financière conséquente.
Cela nécessite aussi des compétences techniques et technologiques qui peuvent être assez spécifiques, dans la gestion de ce projet, dans l’objectif d’assurer un certain niveau de conformité. En revanche, quand on fait le choix d’un fournisseur comme Hcorpo, comme le disait Stéphane précédemment, certains défis sont derrière nous. Par exemple, le coût de récupération de la facture à l’hôtel, il est déjà maîtrisé et intégré à notre offre de valeur. Donc, finalement, pour le client corporate, quand il travaille avec nous, il a un seul et unique fournisseur qui doit se mettre en conformité, c’est Hcorpo.
Le deuxième gros défi, c’est la gestion du changement, qu’il ne faut pas sous-estimer. La résistance au changement, aujourd’hui, peut ralentir l’adoption et, surtout, ce sont des efforts supplémentaires en matière de formation pour les équipes. Donc, les exigences légales et réglementaires qui concernent la facturation électronique, il ne faut pas oublier qu’elles peuvent varier d’un pays à l’autre, avec des réglementations qui peuvent être différentes.
En fonction des TMC ou des hôtels qui peuvent opérer avec des juridictions différentes, nous devons s’assurer que les systèmes respectent toutes les réglementations locales, ce qui peut parfois compliquer la gestion et augmenter les coûts. C’est le cas, notamment, de nos clients globaux ou de certaines TMC qui peuvent opérer sur différents marchés. Il ne faut pas l’oublier, on est parfois un peu trop concentré sur nos sujets français, sachant que le modèle français est légèrement à la traîne – on a à peu près 30 % des entreprises qui ont déjà fait cette démarche-là à date. Cependant, quand on examine un peu la dimension européenne, il y en a qui sont très en avance. Et donc, il y a certains marchés qui sont intéressants à regarder.
Et puis le troisième point qui reste un défi, même si, on l’a vu, c’est aussi un avantage, c’est la gestion de la sécurité. Effectivement, cette évolution, elle s’intègre aussi dans un contexte plus global qui va encadrer d’autres directives, d’autres réglementations légales. On le sait, la protection des données et des informations implique une vraie expertise. Si on regarde avec notre regard un peu ciblé voyageur d’affaires et industrie du Business Travel, finalement, il faut se dire que nous, notre devoir, c’est de sensibiliser nos clients.
Les sensibiliser sur le fait qu’on va avoir besoin de connaître leurs attentes, le choix de leurs outils, quel va être leur agenda. Et puis, du côté des clients, des entreprises, on préconise de mettre en place une équipe dédiée au projet, avec des interlocuteurs qui peuvent être identifiés, et, surtout, de bien communiquer avec des partenaires comme le nôtre. Notamment au sujet de l’hôtellerie, on sait que l’enjeu est important donc on est vraiment à disposition pour échanger pleinement et communiquer de la meilleure des façons sur cette transition.
Thibault Barat
Merci Salomé. On arrive au terme de notre podcast. Si tu devais résumer brièvement les 3 points à retenir des impacts significatifs de la dématérialisation ?
Salomé Mogier
Si on doit résumer, je pense que dans notre industrie, on est habitués aux évolutions, il y en a tout le temps. Malgré tout, ça reste un challenge pour prendre le train qui passe, et il faut dire que dans un peu plus de 24 mois finalement, tous les partenaires, les fournisseurs, les clients, les acheteurs, auront tous, normalement, passé le cap de cette réforme, avec un agenda plus ou moins proche selon la taille de l’entreprise.
En tout cas on aura déjà avancé sur ce sujet, et on se rend compte que la dématérialisation présente de vraies avancées pour nous. Si on se focalise sur un point de vue purement hôtel et clients, cette réforme, c’est juste un pas de plus dans le processus de digitalisation de la dépense hôtel, qui est déjà bien amorcé quand on a une solution comme Hcorpo. Pour les acheteurs, on emploie souvent le mot Source-To-Pay pour une gestion d’un processus achat optimisé en termes d’hôtel. Là, on pourrait dire qu’on peut aller jusqu’au Source-To-Invoice et donc avoir un processus hôtel qui soit 100 % automatisé et surtout fiabilisé de bout en bout.
Thibault Barat
Merci Salomé, merci Stéphane. On le voit, la dématérialisation des factures représente une avancée majeure pour l’hôtellerie d’affaires. Ça permet de faire un gain de maturité, et ça a beaucoup d’avantages aussi pour le client. Donc, une clé à retenir, c’est l’anticipation !
Merci pour ce sujet de rentrée. On remercie également tous nos auditeurs qui nous ont écoutés et nous vous donnons rendez-vous la semaine prochaine pour un nouvel épisode de la suite Podcast by Hcorpo. Bonne journée !
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