Faire évoluer sa politique de voyages d’entreprise est une démarche stratégique essentielle pour répondre aux nouveaux enjeux du business travel : maîtrise des coûts, durabilité, sécurité des collaborateurs, expérience voyageur et adaptation à un environnement de travail hybride et post-COVID.
Voici une approche structurée pour faire évoluer efficacement votre politique voyages.
1. Faire un état des lieux
- Analyser les données existantes : fréquence des voyages, coûts, destinations, prestataires, incidents.
- Identifier les points faibles : incohérences, abus, manque de flexibilité, insatisfaction des voyageurs.
- Consulter les parties prenantes :
- Collaborateurs : attentes, irritants.
- Direction financière : objectifs budgétaires, besoin de reporting
- Sûreté : Suivi des voyages, duty of care
- Responsables RSE : exigences environnementales.
- RH : bien-être, équilibre pro/perso.
2. Définir les nouveaux objectifs
Adaptez la politique à vos enjeux actuels :
- Réduction des coûts : plafonds de dépenses, centralisation des réservations.
- Flexibilité : politique plus souple pour le télétravail, les voyages mixtes pro/perso.
- Durabilité : favoriser le train sur l’avion, incitations pour limiter l’empreinte carbone.
- Sécurité : partenaires fiables, assurances, suivi des collaborateurs en déplacement.
3. Revoir les règles concrètes
- Réservations : via un outil de réservation / SBT (online) ou une TMC (offline)
- Modes de transport privilégiés : hiérarchie train/avion/voiture.
- Catégories d’hébergement autorisées : étoile, plafond, distance du lieu de mission.
- Per diem ou remboursement réel ?
- Encadrement des voyages fréquents ou longs (fatigue, jetlag, récupération).
- Approbation et workflow : qui valide quoi, quand ?
4. Intégrer une dimension RSE
- Encourager des déplacements responsables : voyages groupés, train plutôt qu’avion, hébergements avec un label crédible.
- Mettre en place des indicateurs de CO₂ par voyage.
- Compensation carbone via un partenaire externe.
Valoriser les voyages évités (visioconférences, solutions hybrides).
5. Digitaliser la gestion des voyages
- Utiliser une plateforme unique de gestion des voyages
- Automatiser les validations et les rapports.
Offrir une expérience fluide aux voyageurs : appli mobile, notifications, centralisation des billets.
6. Communiquer et former
- Diffuser clairement la nouvelle politique via :
- Une charte claire et synthétique.
- Des FAQ, webinars, ateliers internes.
- Former les gestionnaires et les voyageurs sur les nouvelles règles.
- Intégrer des retours réguliers pour ajuster la politique.
- Appuyer vous sur vos partenaires via :
- Bonnes pratiques
- Benchmark
- Ateliers
7. Mesurer et ajuster
- Mettre en place des KPI : coûts moyens par voyage, taux d’adhésion à la politique, émissions CO₂, satisfaction des collaborateurs, taux d’utilisations de vos accords
- Faire des revues trimestrielles/annuelles.
- Ajuster la politique en fonction des retours et de l’évolution du contexte (ex : tensions géopolitiques, pandémies…).
Astuce :
Proposez une politique différenciée par catégorie de voyageurs (top management, équipes terrain, consultants…) pour plus de cohérence et d’efficacité.
Faire évoluer sa politique de voyages d’entreprise, c’est trouver le juste équilibre entre maîtrise des coûts, responsabilité, sécurité et expérience voyageur.
Pour structurer cette démarche et l’adapter à vos enjeux, l’accompagnement d’un expert fait toute la différence.
Envie d’aller plus loin ? Échangez avec un expert Hcorpo pour repenser votre politique voyages.
Romain Lavabre
Account Manager Hcorpo